一、省外办在5个工作日内审核（厅局级）、审批（县处级及以下）完毕团组手续。为了确保正常的审核、审批工作，各单位在申报出国（境）任务时应提前报送，如报送出访请示（函）件日期距出访日期天数少于审批、办理证照和签证的正常办理所需天数，省外办出国管理处有权拒绝受理。
二、出国（境）任务批件有效期为3个月，有效期从出国（境）任务批件中的出访时间算起，超过3个月须重新申办出国（境）任务批件。
三、专办员应注意复印保留双跨团组申报材料中的任务通知书、任务批件和名单，以备办理护照时使用。
四、专办员在报送出国（境）任务申报材料时，须填写相应的登记册，并注明姓名和手机号码，以便及时联系。领取任务批件或确认件时须在相应的登记册上签名。
五、为了便于审核，专办员在报送出国（境）任务申报材料时，材料应有序摆放。
（一）双跨团组组团申请材料摆放顺序
1、双跨团组组团申请（函）件
2、参团单位及人数列表（见附件一）
3、拟定出访日程
4、收费标准
（二）出访请示材料摆放顺序
1、出访请示（函）件
2、出访人员名单（见附件二）
3、因公出国（境）责任承诺书
4、省级领导签批的办文单或有关部门批复
5、厅局级人员出访报表
6、确认函
7、因公出国（境）任务经费安排意见表或经费证明
8、邀请函复印件及翻译件
9、出访日程
10、邀请函原件（审批后退回）
（三）参加非本省组织的双跨团组材料摆放顺序
1、出访请示（函）件
2、出访人员名单
3、省级领导签批的办文单或有关部门批复
4、厅局级人员出访报表
5、因公出国（境）任务经费安排意见表或经费证明
6、双跨团组征求意见函
7、日程安排
8、任务通知书、任务批件等相关材料